KLUBBENS VEDTEKTER

§ 1 Navn
Klubbens navn er Longyearbyen Fotoklubb

§ 2 Formål
Klubben er en interesseorganisasjon for fotointeresserte.
Den skal ivareta medlemmenes fotointeresser og tilrettelegge for et felles fotomiljø gjennom aktiviteter som medlemsmøter, kurs, foredragsvirksomhet og turer.

§ 3 Medlemskap
Medlemskap i Longyearbyen Fotoklubb er åpent for alle som har tilhørighet til Svalbard.
Styret avgjør søknad om medlemskap.
Innvilget medlemskap er gyldig så lenge kontingent er betalt.
Eksklusjon av medlemskap avgjøres av styret.

§ 3.1 Æresmedlemskap
Æresmedlemskap i Longyearbyen Fotoklubb kan tildeles en person som har gjort en særskilt god innsats for klubben.
Alle medlemmer i klubben kan foreslå kandidater til æresmedlemskap. Vedtak om tildeling gjøres av styret.
Æresmedlemskapet innebærer livslangt medlemskap uten å betale medlemskontingent.

§ 4 Kontingent
Klubbåret følger kalenderåret.
Kontingenten fastsettes av årsmøtet og gjøres gjeldende for det påfølgende år
Kontingenten skal betales innen 30. januar.
Kontingenten kan ikke justeres i løpet av året.
Medlemmene hefter ikke for klubbens forpliktelser utover eventuelt innbetalt innskudd eller kontingent.
Er kontingent ikke betalt etter purring, blir medlemmet strøket fra medlemslisten med umiddelbar virkning.

§ 5 Styret
Styret er klubbens høyeste myndighet mellom hvert årsmøte og skal lede klubben i samsvar med de til enhver gjeldende lover.
Styret skal bestå av 7 medlemmer:
– Leder
– Nestleder
5 Styremedlemmer som ivaretar følgende funksjoner:
– Sekretær
– Kasserer
– Arrangement- og tur
– Kalender
– Printing
– Utstilling
Styret konstituerer seg selv.
Styret skal kollektivt lede klubben.
Ved styremøter skal alle medlemmer av styret innkalles.
Styret er beslutningsdyktig når minst tre av styremedlemmene er til stede.
Valgkomiteen består av to medlemmer og ett varamedlem.

§ 5.1 Styrets plikter
Styret skal foreta den daglige driften av klubben og klubbens møter.
Sekretær skal føre møteprotokoll på alle møter og besørge klubbens korrespondanse i samråd med styret. Referat fra styre- og medlemsmøter skal være tilgjengelig for medlemmene.
Kasserer skal sørge for klubbens regnskap og kreve inn kontingent.
Regnskapsåret er fra 1. januar til 31. desember
Styret har fullmakt til å oppnevne / opprette nødvendige komiteer ved behov, f.eks ved spesielle oppdrag eller funksjoner.
Styret skal gi retningslinjer for de utvalg som oppnevnes / opprettes

§ 6 Årsmøte
Årsmøte er klubbens øverste myndighet.
Et lovlig innkalt årsmøte er beslutningsdyktig, uavhengig av antall fremmøtte medlemmer.
Alle godkjente medlemmer har tale og stemmerett på årsmøtet: Godkjent medlem er et medlem som har betalt kontingent for siste eller inneværende år.
Medlemmer som ikke kan være tilstede på årsmøtet kan gi skriftlig fullmakt til styret eller til et møtende medlem.
Vedtektsendring krever 2/3 flertall av de avgitte stemmer.
Øvrige vedtak treffes ved alminnelig flertall.
Det skal føres protokoll for årsmøtet.

§ 6.1 Ordinært årsmøte
Ordinært årsmøte holdes innen utgangen av mars.
Innkalling til årsmøtet skal skje med minimum 3 ukers varsel.
Saker som ønskes behandlet på årsmøtet skal være fremsendt til styret minimum 2 uker før årsmøtet.
Årsmøtet skal velge egen ordstyrer
Bare medlemmer som har betalt kontingent har stemmerett på årsmøtet

§ 6.2 Saksliste på årsmøte
Ordinert årsmøte skal behandle følgende:
– Styrets årsberetning
– Regnskap
– Kontingent
– Innkomne forslag
– Valg
Årsmøtet kan ikke behandle saker som ikke er nevnt i innkallingen.

§ 6.2.1 Valg av styret
Årsmøtet skal velge klubbens styre. Valget skal være skriftlig hvis alminnelig flertall på årsmøtet krever dette.
Det velges leder for to år.
Øvrige styremedlemmer velges for to år.
Valg gjennomføres annethvert år for halvparten av styremedlemmene.
To varamedlemmer til styret velges for ett år av gangen.

§ 6.2.2 Valg av klubbens komitéer
Det skal på årsmøtet velges 1 medlem til hver av følgende komitéer:
– Kalenderkomité
– Printekomité
– Utstillingskomité
– Arrangement- og turkomité
– Jurykomité
Medlemmet velges inn for ett år av gangen.

§ 6.2.3 Valg av materialforvalter
Årsmøtet skal velge en materialforvalter som skal ha oversikt og orden på klubbens utstyr.
Materialforvalter velges for to år

§ 6.2.4 Valg av valgkomité
Årsmøtet skal velge en valgkomité som skal fremlegge forslag på styre, medlemmer til klubbens komiteer og materialforvalter til neste årsmøte.
Valgkomiteen består av 3 personer og velges for 2 år slik at en er på valg ett år og to er på valg påfølgende år.

§ 6.3 Ekstraordinært årsmøte
Ekstraordinært årsmøte holdes når styret finner det nødvendig eller minst 5 medlemmer skriftlig krever det.
Innkalling sendes medlemmene med minst 2 ukers varsel.

§ 7 Medlemsplikter
Klubbens medlemmer plikter å rette seg etter de vedtak og retningslinjer som er fattet av årsmøtet og valgt styre.

§ 8 Oppløsning
Oppløsning av klubben vedtas av ordinært årsmøte eller ekstraordinært årsmøte med 2/3 flertall.
Det avgjøres deretter ved alminnelig flertall hvordan klubbens aktiva skal disponeres.

Revidert sist 12.03.2013